Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wenn Sie diese Website besuchen, das Kontaktformular nutzen oder die Octbase-Webanwendung (einschliesslich der öffentlichen Demo) verwenden — zu welchen Zwecken und welche Rechte Ihnen zustehen. Da die verantwortliche Stelle ihren Sitz in der Schweiz hat, bearbeiten wir personenbezogene Daten in erster Linie nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG, in Kraft seit 1. September 2023) und der zugehörigen Datenschutzverordnung (DSV). Soweit zusätzlich die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anwendbar ist — insbesondere für Besucherinnen und Besucher aus dem EU-/EWR-Raum —, halten wir auch diese ein; die nachfolgend genannten DSGVO-Rechtsgrundlagen gelten nur, soweit die DSGVO anwendbar ist. Anders als die DSGVO verlangt das revDSG von einem privaten Verantwortlichen keine gesonderte Rechtsgrundlage für jede einzelne Bearbeitung, bindet diese aber an die Grundsätze der Rechtmässigkeit, von Treu und Glauben, der Verhältnismässigkeit, der Zweckbindung, der Transparenz und der Datensicherheit (Art. 6 revDSG).

1. Verantwortliche Stelle

Lars Frasseck
Renggerstrasse 49
8038 Zürich
Schweiz

Für alle Datenschutzanfragen wenden Sie sich an:

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Website ocete.ch, die öffentliche Demo unter demo.ocete.ch sowie für Octbase-Instanzen, die wir für Kunden hosten und betreiben. Wird eine Octbase-Instanz für eine Kundenorganisation betrieben, ist diese Organisation für die von ihren Nutzern eingegebenen Daten verantwortlich; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter.

3. Besuch der Website (Server-Logs)

Beim Aufruf dieser Website verarbeitet der Webserver technisch bedingt und vorübergehend Verbindungsdaten: Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die angeforderte Ressource, den HTTP-Status und die Browser-Kennung (User-Agent). Diese Daten dienen ausschliesslich der zuverlässigen Auslieferung der Website, der Abwehr von Missbrauch (z. B. Rate-Limiting) und der Diagnose technischer Störungen. Wir bearbeiten diese Verbindungsdaten gestützt auf unser überwiegendes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb des Dienstes (Art. 31 Abs. 1 revDSG; soweit die DSGVO anwendbar ist, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Log-Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt, nicht zur Profilbildung verwendet und nach kurzer Zeit automatisch gelöscht. Diese Website setzt keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein und lädt keine Ressourcen von Drittservern.

4. Kontaktformular

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben (Name, E-Mail-Adresse sowie optional Firma, Teamgrösse und Ihre Nachricht) ausschliesslich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Diese Daten werden uns per E-Mail übermittelt und nicht in einer Datenbank auf dem Webserver gespeichert. Wir bearbeiten sie zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen auf Ihre Anfrage sowie gestützt auf unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage (soweit die DSGVO anwendbar ist, Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).

Sie erhalten eine automatische Eingangsbestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse. Zur Missbrauchsabwehr werden Formularübermittlungen pro IP-Adresse begrenzt; die IP-Adresse wird dafür nur im Arbeitsspeicher gehalten und nicht dauerhaft gespeichert. Korrespondenz wird so lange aufbewahrt, wie es für die Bearbeitung Ihrer Anfrage und eine allfällige Geschäftsbeziehung erforderlich ist, und danach gelöscht.

5. Nutzung der Octbase-Anwendung

Wenn Sie sich bei einer Octbase-Instanz anmelden (einschliesslich der Demo), werden folgende Daten zur Bereitstellung des Dienstes im Rahmen unseres Vertrags mit Ihnen bzw. Ihrer Organisation verarbeitet und — beim Sicherheitsprotokoll — gestützt auf unser überwiegendes Interesse an der Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge (soweit die DSGVO anwendbar ist, Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO):

• Benutzerkonto: E-Mail-Adresse, Anzeigename, Passwort (nur als gesalzener Hash, nie im Klartext), Rolle, Kontostatus und Zeitpunkt der letzten Anmeldung.
• Arbeitsinhalte: von Ihnen erstellte Projekte, Aufgaben, Kommentare, Seiten und Anhänge, verknüpft mit Ihrem Konto.
• Sicherheitsprotokoll (Audit-Log): administrative Aktionen und An-/Abmeldungen, erfasst mit IP-Adresse und Browser-Kennung.
• Aktivitätsverlauf: projektbezogene Aktionen (z. B. «Aufgabe verschoben») mit Ihrer Benutzer-ID, für Team-Transparenz.
• E-Mail-Versand: Ihre E-Mail-Adresse wird für Einladungen und Benachrichtigungen verwendet.

Die öffentliche Demo-Instanz wird regelmässig zurückgesetzt; geben Sie dort keine echten personenbezogenen Daten ein. Kundeninstanzen werden getrennt betrieben — eine Instanz pro Kunde — und nicht zwischen Kunden geteilt.

6. Cookies und lokaler Speicher

Diese Website selbst setzt keine Cookies. Die Octbase-Anwendung verwendet ausschliesslich technisch erforderliche Cookies und lokalen Browser-Speicher:

• refresh_token (HttpOnly-Cookie): hält Ihre Sitzung aufrecht und läuft automatisch ab. Technisch erforderlich.
• refresh_present (Cookie): merkt nur, dass eine Sitzung besteht, ohne Inhalt. Technisch erforderlich.
• localStorage: Sprachwahl, Farbschema und Ansichtseinstellungen. Verbleibt auf Ihrem Gerät und wird nie an uns übertragen.

Da nur technisch erforderliche Cookies eingesetzt werden, ist kein Einwilligungsbanner erforderlich.

7. Empfänger und Hosting

Personenbezogene Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies für den Betrieb des Dienstes erforderlich ist oder wir rechtlich dazu verpflichtet sind.

Die Website und die Octbase-Instanzen werden auf Servern in der Schweiz gehostet. E-Mails (Kontaktformular-Zustellung, Bestätigungen, Benachrichtigungen der Anwendung) werden über denselben Hosting-Anbieter in der Schweiz versendet, der als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags tätig ist.

8. Speicherdauer

• Kontodaten: bis zur Löschung des Kontos.
• Sicherheitsprotokoll und Aktivitätsverlauf: standardmässig 365 Tage, danach automatische Löschung.
• Abgelaufene Sitzungen und nicht angenommene Einladungen: werden automatisch entfernt.
• Server-Logs und Kontaktkorrespondenz: werden gelöscht, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

9. Ihre Rechte

Nach dem revDSG haben Sie das Recht auf Auskunft darüber, ob und wie wir Ihre personenbezogenen Daten bearbeiten (Art. 25 revDSG), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 32 revDSG), auf Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung, auf Widerspruch gegen eine Bearbeitung sowie auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem gängigen elektronischen Format (Datenportabilität, Art. 28 revDSG). Soweit die DSGVO anwendbar ist, stehen Ihnen zusätzlich die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) zu und — soweit eine Bearbeitung auf Einwilligung beruht — das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an die in Ziffer 1 genannte Kontaktadresse.

Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu — in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), in der EU bei der Datenschutzbehörde Ihres Mitgliedstaats.

Bei der Löschung eines Octbase-Kontos werden alle persönlichen Angaben entfernt bzw. anonymisiert; von der Person erstellte Arbeitsinhalte bleiben der Organisation unter der Kennzeichnung «Deleted user» erhalten.

10. Datensicherheit

Alle Verbindungen zur Website und zur Anwendung sind TLS-verschlüsselt. Passwörter werden ausschliesslich als gesalzene Hashes gespeichert. Der Zugriff auf Produktivsysteme ist beschränkt, sicherheitsrelevante Aktionen werden protokolliert. Diese technischen und organisatorischen Massnahmen entsprechen den Anforderungen an die Datensicherheit nach Art. 8 revDSG und der Datenschutzverordnung (sowie Art. 32 DSGVO, soweit anwendbar).

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung; das Datum oben zeigt die letzte Überarbeitung an.